Vous avez obtenu les certificats exigés IFS, BRC et ISO 22000, votre permis pour approvisionner votre client. Malgré tout, il vient vous visiter pour faire un audit. Vous remarquez qu’il y a de plus en plus de clients qui viennent vous auditer.
Cette constatation soulève des questions sur la valeur des certificats dans lesquels l’organisation met tant de ressources. L’idée derrière la certification est qu’il y a justement moins d’audits. C’est le cas effectivement.
Un certificat est un excellent point de départ pour montrer que le système de management de la qualité est en ordre. En effet, il vous économise beaucoup de temps. Sans cela vous auriez encore plus d’audits et de questionnaires. Les clients viennent tout de même pour les raisons suivantes :
- Le produit est d’importance stratégique pour votre client
- Il souhaite vérifier sur place si les mesures pour éviter les risques sont bien mises en place
- Le client a des exigences supplémentaires par rapport aux exigences normatives
- Votre client doit également montrer que la sécurité alimentaire de son produit est garantie
- Le nom de votre client est sur le produit. Pour lui il est important de savoir qui le produit et dans quelles conditions
Il est donc essentiel de se préparer pour une visite client. Un audit est un moment d’échange et d’évaluation. Montrez-vous donc de votre meilleur côté :
- En préparant l’audit, focalisez-vous sur le client, mettez ses dossiers à proximité
- Dossiers : fichier de réclamations, données de produits, spécifications, allergènes, les affaires courantes, les sujets « standards » et les développements intéressants de l’entreprise
- Annoncez à vos collègues la visite de votre client, les objectifs et l’importance de cet audit. Assurez-vous que les horaires sur le programme de l’audit soient respectées. Surveillez le programme de la journée pour votre client
- Complétez un éventuel questionnaire bien avant l’audit
- Regardez si votre client a des exigences spécifiques par rapport à votre système de management de la qualité ou à vos produits. Intégrez ces exigences dans votre documentation et votre formulation produit
Avec une bonne préparation il en résulte que l’audit se déroule souplement. Assurez-vous d’une ambiance détendue pendant l’audit. Soyez ouvert aux commentaires de vos client et intégrez-les dans votre plan d’amélioration.
De cette façon les audits client deviennent plus intéressants et vous pouvez en faire profiter votre entreprise. Le client retourne chez lui en ayant un bon feeling. L’audit sera utile pour les deux parties. Qu’est-ce que vous souhaitez de plus ?
